Kaufmännische Berufe

Office-Management (w/m/d) für den Bereich Strategie und Public Affairs

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Die Mobilität Berlins wandelt sich. Die BVG auch. Sei schon heute Teil unserer Zukunft. Wir entwickeln innovative Verkehrslösungen und bringen die Elektromobilität der Stadt voran. Mit uns kommen über eine Milliarde Menschen im Jahr sicher an ihr Ziel. Wir sind ein Team aus 15.300 Beschäftigten, die fahren, schweißen, planen, rechnen, controllen, einkaufen und kommunizieren. Und noch viel mehr. Hast du Lust, bei uns einzusteigen? Wir suchen für die Stabsabteilung Strategie & Public Affairs, eine Mitarbeiterin / einen Mitarbeiter (w/m/d).

Die Stabsabteilung Strategie & Public Affairs ist für die Abstimmung und Umsetzung der geschäftsübergreifenden Gesamtstrategie der BVG sowie die politische Kontaktarbeit und die Organisation der internen Gremien verantwortlich.


Deine Aufgaben

In dieser Position koordinierst du die unterschriftsreife Aufbereitung schriftlicher Anfragen der relevanten politischen Akteure und Interessengruppen. Das bedeutet insbesondere:

- Du analysierst die Anfragen bezüglich des BVG-relevanten Inhalts, etwaiger interner und BVG-übergreifender Zuständigkeiten.
- Du steuerst die Beantwortung der jeweiligen Anfragen aus, forderst Stellungnahmen weiterer zuständiger Bereiche an, prüfst die Antworten und führst diese zu einem Antwortentwurf zusammen.
- Du kommunizierst mit den Senatsverwaltungen des Landes Berlin sowie anderen öffentlichen Institutionen für Absprachen, Rücksprachen, Recherchen oder Terminvorbereitungen.
- Du recherchierst zusätzliche Informationen außerhalb der BVG zu Verbänden, Institutionen und anderen Verkehrsunternehmen.

Ein wesentlicher Aspekt deiner Tätigkeit in dieser Position ist zudem die Koordination der organisatorischen, kaufmännischen Vorgänge für die Abteilung. Deine Aufgaben im Detail:
- Du nimmst Querschnittsaufgaben der Personalverwaltung wahr und unterstützt die Abteilungsleitung bei Einkaufs- und Beschaffungsprozessen.
- Du koordinierst übergreifende Vorgänge der Stabsabteilung, wie beispielsweise Urlaubsplanungen oder die Organisation von relevanten Schulungen für alle Teams.
- Du erarbeitest Berichte, Stellungnahmen und Schreiben für die Stabsabteilungsleitung an Vorstände, Senatsverwaltungen, Verbände und Unternehmen.
- Du verstehst dich als Ansprechpartner für eingehende Sonderthemen und fühlst dich verantwortlich, diese im eigenen Bereich auszusteuern.

 

Deine Qualifikation

Du hast bereits mehrjährige Berufserfahrung in vergleichbaren Positionen öffentlicher Institutionen, beispielsweise in Abgeordnetenbüros, sammeln können und hast Routine in der Koordination und Bearbeitung fachübergreifender Sachverhalte. Du bringst umfangreiches Wissen zur Berliner Landespolitik, insbesondere dem verkehrspolitischen Schwerpunkt, mit und bist mit den öffentlichen Verwaltungsstrukturen vertraut. Idealerweise fußt deine Erfahrung auf einer kaufmännischen Ausbildung oder einem Studium der Verwaltungs-, Politik- oder Wirtschaftswissenschaften.

- Aus deiner Erfahrung mit den Strukturen der Berliner Landespolitik hast du bereits eine Idee entwickeln können, was die BVG bewegt.
- Dir gelingt es gut, ein großes Informationsvolumen aufzunehmen und nach abgestimmten Kriterien zu priorisieren. Dabei behältst du stets das Unternehmensinteresse im Fokus.
- Du hast Freude an der Koordination kaufmännischer Vorgänge wobei es dir gut gelingt, diese strukturiert zu verwalten und zur richtigen Zeit die richtigen Maßnahmen abzuleiten.
- Du zählst ein ausgeprägtes Maß an Kommunikationsfähigkeit zu deinen Stärken, was du auch bereichs- und hierarchieübergreifen in Wort und Schrift unter Beweis stellst. Auch anspruchsvolle Stellungnahmen gelingt es dir damit, adressatengerecht zu formulieren.
- Dank deiner guten Analysefähigkeit, deiner strategischen Denkweise und deinem Organisationstalent gelingt es dir stets, die Fäden in der Hand zu behalten und die Vorgänge proaktiv auszusteuern. Ein sicheres und verbindliches Auftreten hilft dir dabei.
- Dabei zeigst du dich stets loyal und teamorientiert und fügst dich damit hervorragend in ein engagiertes Team ein.

 

Das bieten wir

Die Vergütung erfolgt nach Entgeltgruppe 9 TV-N Berlin. Darüber hinaus bieten wir dir viele Benefits und die Vorzüge eines zukunfts- und mitarbeiterorientierten Arbeitgebers. Teilzeitarbeit ist möglich.

Wir haben uns Chancengleichheit und die berufliche Förderung von Frauen zum Ziel gesetzt. Deshalb sind wir besonders an Bewerbungen von Frauen interessiert. Ausdrücklich erwünscht sind auch Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund. Schwerbehinderte Menschen werden bei entsprechender Eignung bevorzugt.

Wir freuen uns auf deine Bewerbung bis zum 08.12.2020 unter der Ausschreibungsnummer 4238-EX.

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